Tracking de proyectos utilizando aplicaciones de microblogging

Últimamente me ha tocado trabajar en algunos proyectos de consultoría en empresas industriales cuya organización gira alrededor del proyecto. Éstos son complejos (grandes máquinas o incluso líneas enteras de producción), de largo desarrollo y trabajan en ellos un buen número de  personas.

Todas estas personas están, normalmente, muy especializadas aportando su valor y sus competencias en momentos muy concretos del proyecto (por ejemplo al  principio del mismo en oficina técnica o al final montando la máquina “en casa” del cliente). Esta especialización es básica para lograr una mayor eficiencia productiva pero hace perder la perspectiva global del proyecto a cada uno de sus integrantes. Es decir, una vez que el proyecto pasa por la manos de un técnico, éste no vuelve a saber de él perdiendo el sentido del trabajo realizado.

En definitiva, existe un problema de comunicación en el tracking (¿la palabra en castellano sería seguimiento?) de proyecto bastante evidente. No se trata de tener la documentación del proyecto, asunto “fácil” de solucionar mediante un gestor documental, sino de saber en qué momento se encuentra el proyecto, y lo que es más importante,, saber qué tipo de cosas están sucediendo alrededor de él; problemas, soluciones, variantes que se están probando, interacciones con clientes u otros partners, etc. cuestiones todas ellas muy cualitativas y muy pegadas a las perspectivas y pensamientos de las personas que en cada momento interactúan con el proyecto.

Un mejor tracking del proyecto trae consigo ventajas importantes:

• Colaboración: Al tener más perspectiva de lo que está sucediendo más allá del momento de acción puntual de cada individuo, es posible aportar nuevas ideas, soluciones, etc. a posibles problemas desde una perspectiva diferente pero valiosa.
• Adaptación: Al saber cómo ha ido transitando el proyecto por las distintas fases, es más factible que las personas puedan reaccionar a tiempo ante posibles cambios e imprevistos.
• Aprendizaje: Tener una perspectiva global de todo el proyecto enriquece la experiencia de cada individuo, aportándole nuevo conocimiento que puede aplicar en futuras tareas.
• Sentido de pertenencia: Es más sencillo darle sentido a tu trabajo cuando percibes que él tiene un propósito global y compartido. De lo contrario, cuando nos encerramos en nuestra tarea concreta perdiendo la perspectiva de totalidad tendemos a perder motivación e interés por nuestro quehacer.
• Sentido de equipo: La comunicación es la base de cualquier relación,  y ésta a su vez, la clave para generar un sentimiento de confianza que cohesione a los miembros del proyecto y los hagan ser más efectivos como equipo.

Existen ya estudios que empiezan a analizar esto del tracking de proyectos como algo vital para una organización. Me ha parecido especialmente interesante el experimento “narranting your work“. En él, 18 personas que forman parte de un proyecto (en este caso del mundo del software), han ido incorporando información sobre el trabajo realizado; problemas, soluciones, ideas, sentimientos respecto a la situación del proyecto, conversaciones con clientes, etc. a través de una aplicación de microblogging llamada Yammer. Esta herramienta permite generar una dinámica muy similar a Twitter pero en un entorno privado, es decir, solo visible por las personas que uno elija (que puede ser toda una organización por ejemplo). La idea consiste en que cada proyecto tenga su hashtag o etiqueta de forma que sea fácilmente separables los mensajes de cada uno de ellos. Así una persona solo tiene que pulsar sobre la etiqueta de un proyecto para saber todo lo que sus colegas han comentado sobre él e iniciar una conversación distribuida sobre el mismo.

El microblogging puede ser una aplicación estupenda para el tracking de proyectos ya que es fácil de usar, tiene un componente divertido que facilita su adopción, es fácil de utilizar desde entornos móviles y además es una herramienta que hace sentir al individuo que partiendo de su propio espacio, puede desde él colaborar fácilmente con otros ( lo que como ha demostrado una y otra vez la web social es fundamental para animar la participación). También es cierto que al incitar los mensajes, cortos, directos, naturales y de cosas que se están produciendo en ese mismo momento hace más inmediata, ágil y sencilla la participación lo que termina por desarmar la “excusa” de la falta de tiempo.

Los resultados del experimento “narrating your work” han sido muy positivos, como puede verse en las siguientes gráficas que representan las respuestas dadas por los integrantes del proyecto una vez terminado el experimento.

Es obvio que utilizar el microblogging no es una panacea. El hábito de comunicar debe ser educado y promovido con otras medidas independientemente de la aplicación que adoptemos. No obstante, sí que puede ser una llamada de atención para entender que si bien las prácticas de la web social, tal y como las conocemos en su forma más evidente, no tienen una aplicación directa en muchas empresas, una pequeña variación en ellas que esté correctamente organizada y pensada puede solucionar algunos problemas endémicos de la comunicación en el ámbito del trabajo en equipo. Además, el tiempo juega a favor de esta tendencia ya que la gente más joven está más que acostumbra a eso de actualizar su estado de forma continua.

¿Alguien se anima a probar?

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La foto es de eggrole